Таблица 1 к тетради

назначение

адресат

оформление

реквизиты

текст

Дата документа

Докладная записка (ДЗ) –

документ, излагаю-щий какой-либо воп-рос с выводами и пре-дложениями состави-теля.

Обычно ДЗ ин-формирует руковод-ство об имевших место событиях, фак-тах, явлениях, сложи-вшейся ситуации, тре-бующих принятия ре-шения.

внешняя ДЗ

документ, адресованный руководителю вышестоящей организации

на общем бланке

- наименование организации;

- наименование вида документа;

- дата;

- регистрационный номер;

- место составления;

- адресат;

- заголовок к тексту;

- подпись.

Состоит из 2-х или 3-х смысловых частей:

- в 1-й части излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания;

- во 2-й части анализируется сложившаяся ситуация и при-водятся возможные варианты решения;

- в 3-й части содержатся выводы и предложения о кон-кретных действиях, которые, по мнению составителя, необходи-мо предпринять.

2-я часть в ДЗ может от-сутствовать – в этом случае текст ДЗ содержит обоснова-ние, выводы и предложения составителя

Дата соста-вления и подписания

внутренняя ДЗ

документ, адресованный

руководителю подразделения или организации

на стан-дартном листе бумаги

- наименование струк-турного подразделе-ния;

остальные реквизиты, кроме реквизита «Мес-то составления», – те же, что и для внешней ДЗ

То же, что для внешней ДЗ

То же

Предложение -

разновидность ДЗ, содержащая перечень конкретных предло-жений по определен-ному вопросу.

Коммерческое предложение обычно составляется в виде письма

вышестоящие организации

То же, что и для внешней ДЗ

То же, что и для внешней ДЗ

Состоит из:

- обоснования;

- заключения ( перечня предло-жений)

То же

конкретное долж-ностное лицо

То же, что и для внутрен-ней ДЗ

То же, что и для внутренней ДЗ

То же

То же

Служебная записка (СЗ)

записка о выполнении какой-либо работы, направляемая долж-ностным лицом дру-гому должностному лицу.

конкретное долж-ностное лицо

То же, что и для внутрен-ней ДЗ

То же, что и для внутренней ДЗ

Состоит из:

- обоснования (изложения при-чин составления);

- предложения, просьбы, заявки и т.п.

То же

Объяснительная записка (ОЗ) -

1) документ, поясня-ющий содержание от-дельных положений основного документа (плана, отчета, про-екта)

То же, что и для внешней ДЗ

То же, что и для внешней ДЗ

То же

2) сообщение должно-стного лица, поясня-ющее какое-либо дей-ствие, факт, происше-ствие

вышестоящее должностное лицо

То же, что и для внутрен-ней ДЗ

То же, что и для внутренней ДЗ

Состоит из 2-х частей:

- в 1-й части излагаются факты, послужившие поводом к соста-влению;

- во 2-й вторая – причины, объясняющие сложившуюся си-туацию

То же

Представление –

документ, содержа-щий предложение о назначении, переме-щении или поощрении личного состава, а также рекомендацию определенных дейст-вий и мероприятий по вопросам деятельно-сти учреждения.

руководство организации

То же, что и для внутрен-ней ДЗ

То же, что и для внутренней ДЗ

Содержит следующую информацию:

- фамилию, имя, отчество;

- дату рождения;

- образование;

- занимаемую должность;

- наименование структурного подразделения;

- стаж работы (общий; в данном подразделении; в данной долж-ности);

- оценку служебной деятель-ности;

- повышение профессионально-го уровня;

- оценку деловых и моральных качеств;

- информацию об участии в общественной работе;

- мотив назначения, перемеще-ния или поощрения;

- наименование должности, на которую предлагается назначить или переместить;

- структурное подразделение, в которое предлагается назначить или переместить.

То же

Заявление –

документ, содержа-щий просьбу или предложения лица (лиц) учреждению или должностному лицу.

Разделяются на две группы:

- по кадровым во-просам (о принятии на работу, о предоставле-нии отпуска, об ос-вобождении от долж-ности и т.п.);

- сообщения о каких-либо недостатках, на-рушениях в работе ор-ганизаций, отдельных должностных лиц.

конкретное должностное лицо

То же, что и для внутрен-ней ДЗ

То же, что и для внут-ренней или для внешней ДЗ в зависимости от адресата

Начинается с существа вопроса, обращения (прошу перевести…, прошу проверить состояние …), затем идет детализация затронутого вопроса. Форма изложения свободная

То же

Справка

1) документ, содержа-щий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий

вышестоящая организация – для внешних

То же, что и для внешней ДЗ

То же, что и для внешней ДЗ

Состоит из 2-х частей:

- в 1-й части излагаются факты, послужившие основанием или поводом для ее составления;

- во 2-й части приводятся конкретные сведения, отражаю-щие существо вопроса.

Текст может состоять только из одной (2-й) части.

Если текст содержит одно-родную систематизированную информацию, то его оформля-ют в виде таблицы.

Если в текст включают све-дения по нескольким вопросам, то он может состоять из нескольких разделов.

То же

руководство орга-низации или кол-легиальный ор-ган –

для внутренних

То же, что и для внутрен-ней ДЗ

То же, что и для внутренней ДЗ

То же

То же

2) документ, подтвер-ждающий факты био-графического или слу-жебного характера

иные организации

Обычно бланк ор-ганизации формата А5

То же, что и для внешней ДЗ, а также оттиск печати.

Обычно унифицированный трафаретный текст, включаю-щий:

- фамилию, имя, отчество лица, которому она выдана;

- указание, в удостоверении каких сведений выдана;

- для каких целей или в какую организацию выдана.

То же

Сводка –

документ, представля-ющий собой обобщен-ные данные по одно-му вопросу (сводка предложений, сводка замечаний, сводка требований и т.д.).

иные (чаще всего — вышестоящие организации) – для внешних

То же, что и для внешней ДЗ

То же, что и для внешней ДЗ

Сводка должна иметь заголовок к тексту, кратко раскрывающий ее содержание и указывающий дату или период времени, к которым относятся изложенные в ней сведения.

Текст допускается оформлять в виде таблицы.

В целом сводка оформляется по тем же правилам, что и справка.

То же

руководство орга-низации или кол-легиальный ор-ган –

для внутренних

То же, что и для внутрен-ней ДЗ

То же, что и для внутренней ДЗ

То же

То же

Перечень –

систематизированный список документов, предметов, объектов, составленный в целях распространения на них определенных норм или требований.

иные организации

То же, что и для внешней ДЗ

То же, что и для внешней ДЗ

Чаще всего оформляется в виде таблицы. Нетабличная форма предполагает разделы

То же

Список –

перечисление лиц или предметов в опреде-ленном порядке, со-ставленное в целях информации или реги-страции.

Является сопут-ствующим, пояс-нительным доку-ментом (к прото-колам, распоря-дительным доку-ментам, отчетам, справкам и т.д.).

То же, что и для внешней либо внутрен-ней ДЗ

То же, что и для внешней ДЗ

Как правило, представлен в табличной форме.

То же

Заключение –

документ, содержа-щий мнение, вывод учреждения, комис-сии, специалиста по какому-либо доку-менту или вопросу.

Составляются на проекты положений, постановлений, ин-струкций, на научные работы (отчеты, ста-тьи, диссертации, дип-ломные проекты) и др.

То же, что и для внешней либо вну-тренней ДЗ.

То же, что и для внешней ДЗ, кроме наи-менования организации (структурного подраз-деления). Если подпи-сано не руководителем, то проставляется от-тиск печати.

Заголовок должен содержать указание на название документа или вопроса, на который оно подготовлено.

Текст состоит из 2-хчастей:

- в 1-й первой части дается краткое изложение существа вопроса, анализ основных положений или предложений и общая оценка документа или вопроса;

- во 2-й части высказаны конкретные замечания по суще-ству вопроса или документа. Данная часть текста заключения может состоять из нескольких пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами.

При отсутствии замечаний и предложений указывается: «С проектом … согласны» или «По проекту … замечаний нет».

То же

Отзыв –

документ, содержа-щий мнение учреж-дения или специа-листа по поводу какой-либо работы.

То же, что и для заключения

То же, что и для заключе-ния

То же, что и для заключения

То же, что и для заключения

То же




Предыдущий:

Следующий: