ТЕми К Р ОфМ заочна

Змістовий модуль 1. Концепція сучасного офісу

Тема 1. Характеристика офісу та офіс-менеджменту

Поняття та характеристика офісу. Сутність та види офісів. Особливості традиційного та сучасного офісу. Фронт-офіс, бек-офіс. Класи офісів сучасних організацій згідно з міжнародними стандартами (А, Б, С та офіси вітчизняного стандарту – класи Д і Е). Поняття та характеристика офіс-менеджменту. Місце офіс-менеджменту в системі менеджменту підприємства (організації, установи).

Тема 2. Сучасний офіс та стильові концепції інтер’єру

Концепції оформлення офісу: класична кабінетно-коридорна система, Open Space, відкритий простір. Стилі ділових приміщень: економічний, авангардний і ексклюзивний. Різновиди офісного стилю за принципом вибору матеріалів, меблів і оформлення: німецький, англійський, італійський, французький, скандинавський, японський, американський офіс. Особливості української філософії інтер’єру офісу. Різновиди офісного стилю за напрямом і видом економічної діяльності фірми, її корпоративною культурою: банківський, юридичні, офіси інноваційних, проектних й інформаційно-технологічних компаній, офіси виробничих та торговельних підприємств, ознаки «ідеального офісу».

Тема 3. Технічні та інформаційні засоби в офісному менеджменті

Розвиток програмних засобів щодо забезпечення праці в сучасному офісі. Текстові редактори. Електронні таблиці. Інтегровані офісні пакети. Автоматизоване робоче місце. Електронні засоби комунікацій в сучасному офісі: персональні комп’ютери, лептопи, кишенькові комп’ютери, мережева карта, копіювальні апарати, факсимільні апарати, сканери. Віртуальний офіс: поняття, характерні риси, розподіл завдань. Світовий досвід використання послуг віртуальних офісів. Досвід застосування віртуальних офісів в Україні.

Тема 4. Роль менеджера в забезпеченні ефективної роботи офісу

Офіс-менеджер: поняття, характеристика. Класифікація офісного персоналу: інженерно-технічний персонал, персонал служби діловодства, офісний організаційний персонал. Функціональні обов’язки офісного персоналу. Посадові інструкції щодо роботи офісного персоналу. Особливості мотивації ефективної роботи офісного персоналу. Головні функції менеджера (секретаря) офісу: Характеристика типових завдань менеджера (адміністратора) офісу. Взаємозв’язки менеджеру офісу з: керівниками структурних підрозділів; юридичною службою; службами кадрів, праці і заробітної плати; службами матеріально-технічного постачання і господарського обслуговування тощо

Тема 5. Загальні положення роботи з документами в офісі

Документопотік (вхідний та вихідний). Принципи організації роботи офісу: прийом відвідувачів (клієнтів); обігу документів, їх розподіл за виконавцями; чітке розмежування обов’язків між працівниками офісу; одноразове перебування документа в одному структурному підрозділі або в одного виконавця; паралельне виконання різних операцій над документами. Законодавчо-нормативні та нормативно-методичні акти, що регламентують документооборот в офісі: Єдина Державна система діловодства (ЄДСД). Схема документообігу різних категорій документів: первинна обробка; попередній розгляд і реєстрація; реєстрація; розгляд документів керівництвом; контроль виконання; виконання документів; підшивання документів до справи. Порядок оброблення та надсилання вихідних документів: складання проекту документа; погодження проекту документа; перевірка правильності оформлення проекту документа секретарем; підписання документа керівником (у необхідних випадках – затвердження); реєстрація документа; відправлення документа адресатові; підшивка другого примірника (копії) документа до справи.

Змістовий модуль 2. Управління бізнес-комунікаціями в офісі

Тема 6. Комунікативний процес і спілкування

Спілкування як основний інструмент професіональної діяльності менеджера. Психології спілкування. Модель процесу комунікації: відправник, повідомлення, утримувач, зворотній зв’язок. Елементи і фази процесу спілкування: відправник, кодувальник, канал, повідомлення, декодувальний, одержувач, зворотний зв’язок, шум. Фази процесу спілкування: формування ідеї; вибір каналу; кодування; передача; декодування; обробка; зворотний зв’язок. Рівні спілкування: на рівні стосунків і рівні змісту. Види помилок, що спричиняються відповідно фактором переваги, фактором привабливості та фактором «відношення до нас».

Тема 7. Особисті та психологічні якості комунікатора

Психологічні механізми: ідентифікація, емпатія та рефлексія. Типи співбесідників: сперечливий, нігіліст; «позитивна людина»; «усезнайка»; «базікало»; «боягуз»; холоднокровний неприступний співбесідник; «незацікавлений співбесідник»; «поважний птах», «чомучка». Характеристика типів співбесідників. Різновиди систем пізнання навколишньої реальності: візуальна; аудіальна; кінетична; логічна.

Тема 8. Вербальні та невербальні засоби спілкування в офісі

Комунікація як обмін інформацією між учасниками спілкування. Невербальні засоби бізнес-комунікації: кінетика, просодика, екстра лінгвістика, такесика, проксеміка. Вербальні або словесні засоби спілкування в бізнес-комунікації. Атракція як здатність офіс- менеджера до створення позитивного враження в процесі спілкування. Офіс-менеджер та використання імені співрозмовника. Прийом «Дзеркало стосунків». Компліменти «Золоті слова» як засіб комунікації.

Тема 9. Мистецтво спілкування та презентація ідей та розпоряджень

Запитання в комунікативній практиці. Різновиди запитань: закриті, відкриті, риторичні, переломні, віддзеркалені, питання для обміркування. За спрямованістю: прямі та опосередковані запитання. Активний діалог. Правила щодо технології відповідей на запитання. Телефонні переговори як засіб комунікації в офісі. Стандарти телефонної розмови. Підготовка до телефонної розмови. Операції щодо телефонної розмови: встановлення зв’язку; представлення співрозмовників; введення співрозмовника в тему розмови; обговорення предмета розмови; відповіді на запитання; підбиття підсумків розмови. Фіксування результатів телефонної розмови. Передача та прийом повідомлень. Правила роботи з повідомленнями. Презентація як засіб комунікації. Основна мета презентації. Структура презентації. Програма презентації. Основна та заключна частини презентації. Правила ведення презентації.

Тема 10. Етика ділових взаємин у трудовому колективі

Загальні професійні етичні вимоги до взаємин у трудовому колективі. Етика керівника щодо керування людьми. Норми етикету щодо одягу для роботи в офісі. Етичні вимоги до зовнішнього вигляду персоналу front-office і back-office.

Характеристика поняття «етикет». Значення дотримання етикету для сучасної ділової людини. Характеристика ділового етикету. Етичні правила поведінки ділової людини щодо таких ситуацій: вітання, звертання, представлення, знайомство тощо. Види прийомів: денні та вечірні. Характеристика прийомів: «Келих шампанського», «Сніданок», «Обід», «Обід-буфет», «Вечеря», «А ля фуршет», «Коктейль», «Кавовий або чайний стіл». Діловий етикет проведення прийомів. Міжнародний діловий етикет.

Поняття конфлікту. Причини конструктивних конфліктів. Причини деструктивних конфліктів. Дії щодо профілактики конфліктів. Основні стилі вирішення конфліктів: стиль компромісу, стиль конкуренції, стиль співробітництва, стиль пристосування, стиль ухилення. Етика і способи вирішення конфліктних ситуацій.




Предыдущий:

Следующий: