Тема 1.1. Регистры бухгалтерского учета

г.Верхняя Пышма,2012 г.

Курс «Бухгалтерский учет», автор Герасимова В.М.

Профессиональный модуль 04 «Бухгалтерская отчетность».

ПК 4.1. Раздел ПМ 1. Обобщение информации о финансово-хозяйственной деятельности организации для составления бухгалтерской отчетности

МДК.04.01. часть 1 Технология составления бухгалтерской отчетности

Тема 1.1. Регистры бухгалтерского учета

Цели:

иметь практический опыт:

составления бухгалтерской отчетности и использования ее для анализа финансового состояния организации;

Задачи:

Учащиеся должны уметь:

осваивать новые формы бухгалтерской отчетности, выполнять поручения по перерегистрации организации в государственных органах

закрывать учетные бухгалтерские регистры

Учащиеся должны знать:

механизм отражения нарастающим итогом на счетах бухгалтерского учета данных за отчетный период;

порядок составления шахматной таблицы и оборотно-сальдовой ведомости;

методы группировки и перенесения обобщенной учетной информации из оборотно-сальдовой ведомости в формы бухгалтерской отчетности;

Содержание:

1. Виды и значение регистров бухгалтерского учета

2. Методы обобщения информации о хозяйственных операциях за отчетный период

3. Порядок составления оборотно-сальдовой ведомости и шахматной ведомости

Практические занятия:

Отражение имущественного и финансового положения организации с помощью регистров бухгалтерского учета

Нормативная документация:

1. Федеральный закон «О бухгалтерском учете» N 402-ФЗ 6 декабря 2011 года Статья 10. Регистры бухгалтерского учета

2. Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской

Федерации, утверждено Приказом Минфина РФ 29.07.1998г. №34-н.

4. «О формах бухгалтерской отчетности организаций». Приказ Минфина РФ от 22.07.03г. №67-н.

5. «Бухгалтерская отчетность организации» ПБУ 4/99 (пр. МФ РФ №43н от 06.07.99г.)

1. Виды и значение регистров бухгалтерского учета

Для эффективной деятельности субъектов хозяйствования в условиях рынка необходима полная информация, позволяющая правильно ориентироваться в выборе различного рода решений. В создании такой информации заметную роль играет бухгалтерский учет, благодаря которому отражается и обобщается экономическая информация для выявления общественных процессов во всей их сложности и конкретности. Такая информация нужна не только для внутреннего, но и для внешнего пользования.Бухгалтерский учет занимает одно из главных мест в системе управления. Являясь частью процесса управления, бухгалтерский учет позволяет осуществлять контроль за обоснованностью и законностью хозяйственных операций, а также за соблюдением платежной и финансовой дисциплины субъектов хозяйствования.На предприятиях, организациях бухгалтерский учет должен быть организован таким образом, чтобы обеспечивать своевременное и достоверное отражение в учете и отчетности всех хозяйственных операций, действенный контроль за рациональным использованием ресурсов. Бухгалтерский учет ведется по определенной форме, под которой понимают сложившийся порядок учетной регистрации хозяйственных операций во взаимосвязанных учетных регистрах, а также последовательность и способ записей.Для рациональной организации бухгалтерского учета большое значение имеет использование наиболее совершенных способов и приемов систематизации и группировки учетных данных в регистрах бухгалтерского учета.Сущность и значение учетных регистровБухгалтерский учет является важнейшей функцией управления и инструментом контроля за стоимостными процессами, происходящими на предприятии.Хозяйственные операции, оформленные соответствующими документами, для получения обобщенной информации о наличии и изменениях имущества предприятия, хозяйственных процессах и финансовых результатах деятельности подлежат группированию и отображению в определенном порядке в учетных регистрах. Учетными регистрами называются таблицы специальной формы, приспособленные для регистрации первичных документов и обобщения взятой из этих документов информации о наличии и движении имущества предприятия и его обязательств.В регистры из документов переносят всю информацию о совершившейся хозяйственной операции. Для этого в таблицах для каждого показателя отводится отдельная графа – порядковый номер записи, дата, наименование и номер документа, содержание операции, количество, сумма и другие.Информация, которая содержится в учетных регистрах, используется для оперативного руководства, экономического анализа хозяйственной деятельности отдельных участков и предприятий в целом, а также для составления отчетности. Поэтому своевременное и правильное отображение хозяйственных операций в учетных регистрах — одно из обязательных условий качества и оперативности учета. Для успешного изучения и последующего правильного применения регистров необходимо знать их классификацию по различным признакам:

назначению,

видам учета (степени детализации),

по внешнему виду,

форме графления,

продолжительности отчетного периода и другим.

Классификация учетных регистров

В зависимости от материальной основы учетные регистры подразделяются на бумажной и безбумажной основе.Бумажные регистры существуют в виде специальных книг (журналов), отдельных листов и карточек. Сюда же следует отнести машинограммы, получаемые в результате обработки бухгалтерской информации на ЭВМ и других средствах вычислительной техники.

По внешнему виду учетные регистры делятся на бухгалтерские книги, карточки и свободные листы.Книга представляет собой пронумерованный и прошнурованный регистр, скрепленный печатью предприятия и подписями руководителя и главного бухгалтера. Страницы книги разграфлены в зависимости от специфики отражаемых объектов наблюдения, например, кассовая книга, Главная книга, книга депонированной заработной платы.

Обязательными реквизитами книги считаются: название предприятия; период времени, за который отражены хозяйственные операции в данном регистре; название счета (счетов).

Если книга является хронологическим регистром, записи в ней делают последовательно, не пропуская страницы. В книгах, служащих систематическими регистрами, для каждого синтетического или аналитического счета открывается отдельная страница или определенное число страниц в зависимости от предполагаемого объема записей. Такие книги должны иметь оглавление. Все организации обязаны вести в книге (кассовой) детальный учет операций по счету «Касса». Однако применение книг часто бывает нецелесообразным, так как затрудняет использование вычислительной техники, поэтому применяют карточки и свободные листы.Карточки – представляют собой предназначенные для длительного пользования бланки с отпечатанной таблицей. Они подлежат обязательной регистрации в специальном реестре. Такие носители бухгалтерской информации наглядны, их несложно сортировать, удобны в обращении. На карточках отражается информация о материалах, готовой продукции, издержках, оплате труда. Обязательные реквизиты карточки: наименование предприятия; код синтетического счета; код аналитического счета; корреспондирующий счет; единица измерения; количество (для материальных карточек); сумма в денежном выражении. Карточки хранятся в картотеке у материально ответственных лиц.

Карточки – это отдельные листы, разграфленные для нужд учета, изготовленные из бумаги или картона стандартного размера, что делает возможным их хранение в специальных запирающихся ящиках. Совокупность карточек однородного назначения называется картотекой. Карточки (совокупность карточек) разбиваются на необходимые разделы картонными разделителями, к которым прикрепляются металлические указатели (индикаторы) разных цветов и размеров с указанием шифра, названия счета и других необходимых обозначений, что обеспечивает быстроту нахождения в картотеке нужной карточки. Каждая картотека закрепляется за определенным счетным работником, отвечающим за сохранность карточек и правильность производимых в них записей. В нерабочее время картотека запирается на ключ. Каждая вновь заполненная карточка регистрируется в особом реестре, где ей присваивается порядковый номер, позволяя в любой момент проверить наличие всех карточек.Применение карточек способствует внедрению механизированных средств учета. Они очень удобны для копировальных записей и всякого рода группировок учетных данных. Недостаток карточных регистров заключается в том, что при желании их легко изъять из картотеки и заменить другими. Возможна также утеря карточек. Систематическая проверка карточек с помощью реестра позволяет своевременно обнаруживать их пропажу. Наиболее распространены три вида карточек: контокоррентные (имеют колонки дебет и кредит); материальные (имеют графы прихода, расхода и остатка материальных ценностей с указанием цены, количества и суммы); многоколонные, состоящие из нескольких колонок.Листы, так же, как и карточки, представляют собой бланки с отпечатанными таблицами, но большие по размеру и объему отражаемой в них информации. На листах, например, производят расчет амортизации по видам (категориям) основных средств, расчет себестоимости готовой продукции и пр. Сводные листы отличаются от карточек большими размерами и тем, что хранятся в папках. Достоинства и недостатки – те же, что и у карточек.

Машинограммы — бумажные регистры, изготовленные с применением средств вычислительной техники (таблично-текстовых машин или ЭВМ) и распечатанные на устройствах вывода информации. По назначению регистры делят на контокоррентные, материальные и многографные.Контокоррентные регистры в основном предназначены для аналитического учета состояния расчетов предприятия с дебиторами и кредиторами. Информацию отражают в денежном выражении отдельно по дебету и кредиту, что позволяет видеть состояние расчетов после каждого совершаемого хозяйственного факта. Характеристику материальных и многографных регистров смотри ниже.

По характеру бухгалтерских записей учетные регистры делятся на хронологические, систематические и комбинированные.В хронологических регистрах бухгалтерские документы записывают в порядке их поступления без разноски по счетам. Хронологическая запись производится в специальных регистрационных журналах или реестрах, ее цель — обеспечить контроль за сохранностью документов, поступивших в бухгалтерию, и правильность записи в них. В известной мере назначение хронологического регистра выполняет журнал приемки документов и регистрации контрольных чисел, который ведут на машиносчетных станциях, чтобы регистрировать документы, поступившие для обработки. В этом журнале записывают дату поступления документов на машиносчетную станцию, их количество и сумму по группе (пачке) однородных документов. В нем приводится расписка заказчика в получении документов после их обработки на машиносчетной станции. Хронологическая регистрация используется также для наведения справок (например, регистрационный журнал, кассовая книга, журнал учета поступивших грузов, запись инвентарных карточек по учету основных средств).В систематических регистрах однородные по экономическому содержанию хозяйственные операции группируются на счетах синтетического и аналитического учета. Примером могут служить регистры учета затрат по объектам калькуляции, пообъектного учета основных средств и т. д. Систематическим регистром синтетического учета является Главная книга, т. е. основной регистр, в котором сосредоточены итоговые данные по всем счетам.Комбинированные регистры сочетают хронологические и систематические записи. Примером является книга Журнал-Главная, а также большинство журналов-ордеров и ведомостей.По объему содержания учетные регистры могут быть синтетическими и аналитическими.Регистры синтетического учета открываются для ведения синтетических счетов (без пояснительного текста, с указанием только даты, номера и суммы бухгалтерской проводки). Иногда приводится краткий пояснительный текст (например, реестр счетных документов, Главная книга и книга Журнал-Главная). Записи в регистры синтетического учета делаются обычно не по отдельным документам, а по совокупности однородных документов, предварительно сгруппированных.В аналитических регистрах каждая отдельная операция записывается с необходимой полнотой, причем по материальным ценностям – в натуральных и денежных измерителях. В отличие от синтетических регистров здесь нередко дается пояснительный текст, раскрывающий содержание операций. Регистры аналитического учета ведут в развитие какого-либо синтетического счета.По форме графления учетные регистры делятся на односторонние, двусторонние и многографные.Односторонние регистры – это различные карточки для учета материальных ценностей, расчетов и других операций. В них объединены отдельные графы дебетовых и кредитовых записей. Учет ведется на одном листе в денежных, натуральных или одновременно в обоих измерителях. В односторонних учетных регистрах пояснительная текстовая запись располагается только с одной стороны.

Дата

Текст операций

Приход (дебет)

Расход (кредит)

Сальдо

Подпись

Примером одностороннего регистра может служить кассовая книга.Двусторонние регистры применяются в основном при ведении учета в книгах. Счет открывается на двух развернутых страницах книги (на левой странице – дебет, на правой – кредит). Двусторонние регистры используются в синтетическом и аналитическом учете только при ручном способе учета. В них имеется место для записи текста операций. Двусторонний регистр имеет следующую форму:

Дата

Текст операции

Сумма

Дата

Текст операции

Сумма

Многографные учетные регистры бывают двух видов: шахматные и линейные. Шахматные представляют собой таблицу с пересекающимися графами и строками. Записи в них делаются на пересечении избранной строки и столбца. В линейных (линейно-позиционных) учетных регистрах записи делаются строго по строкам.По продолжительности ведения выделяют учетные регистры, открываемые на год (Главная книга), на квартал и на месяц (журналы-ордера).По степени унификации учетные регистры делятся на типовые, отраслевые и специализированные.Типовые учетные регистры обеспечивают наиболее рациональное ведение учетных типовых хозяйственных операций, свойственных для различных предприятий. Они бывают ведомственные и межведомственные.Отраслевые учетные регистры разрабатываются на базе межотраслевых. Они предназначены для регистрации и обобщения информации, специфической для предприятия той или иной отрасли: строительство, промышленность, торговля и так далее.Специализированные учетные регистры разрабатываются при отсутствии типовых форм. Они служат для учета отдельных операций, процессов на конкретном предприятии.Формы типовых, отраслевых и специализированных учетных регистров разрабатываются на основании действующего законодательства, методологических и инструктивных документов и утверждаются централизованно.

2. Методы обобщения информации о хозяйственных операциях за отчетный период

Операции в регистрах

Типичными являются следующие операции:

прием слова в регистр;

передача слова из регистра;

поразрядные логические операции;

сдвиг слова влево или вправо на заданное число разрядов;

преобразование последовательного кода слова в параллельный и обратно;

установка регистра в начальное состояние (сброс).

Порядок и техника записи в учетные регистры.В соответствии с требованиями учетной практики выработан ряд правил ведения записей в учетных регистрах:1. записи в учетные регистры должны производиться на основании оформленных, проверенных и размеченных документов;2. каждая хозяйственная операция, оформленная документом, должна найти отражение в учетном регистре;3. записи в учетные регистры должны вестись в определенном порядке.

Сущность и способы записей в учетные регистры.Запись в учетные регистры — отражение хозяйственных операций в учетных регистрах. Выбор того или иного способа записей заполнения учетных регистров зависит от целого ряда условий: вида и формы, отраслевой принадлежности предприятия и так далее. Однако любая техника ведения учетных регистров основывается на принципе двойной записи хозяйственной операции на счетах по дебету одного счета и по кредиту другого. Исключением являются записи на забалансовых счетах (бухгалтерская проводка для них делается только по дебету или кредиту забалансового счета). Записи в учетные регистры могут быть простые и копировальные. Простыми называют записи, которые осуществляются только в одном экземпляре (регистре). Копировальные записи применяют в том случае, когда нужно иметь копию записи. Такие записи делают с помощью копировальной бумаги. При ведении Кассовой книги второй экземпляр используется в качестве отчет кассира. Применение копировальных записей исключает возможность ошибок, которые могли бы быть допущены при повторном переписывании, кроме того способствует экономии времени на ведение учета. Копировальные записи могут вестись и на вычислительных установках. Порядок отображения хозяйственных операций в учетных регистрах зависит от формы бухгалтерского учета, который применяется на предприятии. Об отображении хозяйственных операций в учетные регистры на документах делают соответствующую отметку, которая имеет большое значение для следующей проверки правильности записей.В конце каждого месяца в учетных регистрах по каждому счету подсчитывают обороты по дебету и кредиту и определяют остатки на 1-ое число следующего за отчетным месяцем. Этот завершающий цикл учетных работ нужен для проверки правильности учетных записей, а также для получения информации, необходимой для составления отчетности.По технике выполнения записи бывают линейные (линейно-позитивные) и шахматные.Запись осуществляется ручным или машинным способом. Записи в учетных регистрах должны быть краткими, аккуратными, четкими, ясными, разборчивыми. После регистрации хозяйственной операции в учетном регистре, на бухгалтерской проводке или на самом первичном документе делают соответствующую отметку для облегчения последующей проверки правильности разноски. По окончании месяца по каждой странице учетных регистров подводятся итоги. Итоговые записи синтетических и аналитических регистров обязательно сверяются путем составления оборотных ведомостей или другим способом. Содержание регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности является коммерческой тайной. После утверждения годового отчета учетные регистры группируют, переплетают и сдают на хранение в текущий архив организации.

Способы исправления ошибочных бухгалтерских записей

При заполнении учетных регистров возможны ошибки. Ошибки возникают по разным причинам: вследствие халатности работника, неисправности вычислительной техники. Однако в тексте и цифровых данных первичных документов, учетных регистров и отчетов подчистки и не обусловленные исправления не допускаются. Ошибки могут быть локальными — искажение информации только в одном учетном регистре (например, неправильно проставленная дата), и транзитными, если ошибка автоматически проходит через несколько учетных регистров, (например, искажение записи любой суммы в журнале регистрации операций ведет к ошибкам на счетах, ведомостях и балансе). Чаще всего ошибки случаются в тексте операции, тогда они приводятся к неправильной корреспонденции счетов — проводке. Часто случаются ошибки при записи сумм. Записав сумму в дебет одного счета, бухгалтер забывает записать ее в кредит другого счета и наоборот. Бывает, что, записав сумму в журнал, он забывает разнести ее по бухгалтерским услугам. Иногда, записав сумму в регистры синтетического учета, бухгалтер забывает об аналитическом учете. Эту группу ошибок можно легко проконтролировать путем правильного ведения метода двойной записи. В зависимости от характера допущенных ошибок, определяются и способы их исправления: корректурный, дополнительных проводок, «красное сторно». Ошибки в первичных документах, учетных регистрах и отчетах, созданных ручным способом, исправляются корректурным способом. Корректурный способ применяется в случае, если ошибка обнаружена до составления баланса и не требуется вносить изменения в корреспонденцию счетов. Неправильная запись зачеркивается одной чертой так, чтобы можно было прочитать зачеркиваемое, и над зачеркнутым надписываются правильный текст или цифры. Способ дополнительных проводок применяется в том случае, если корреспонденция счетов указана правильно, но сумма хозяйственной операции занижена. В этом случае составляется дополнительная бухгалтерская услуга. Ошибки в учетных регистрах за прошедший отчетный период исправляются способом «красного сторно». Этот способ используется, если была допущена ошибка в корреспонденции счетов. Исправление производится в одной и той же сумме и в той же корреспонденции счетов. Этот способ предусматривает составление бухгалтерской услуги, в которую ошибка (корреспонденция счетов, сумма) вписывается красными чернилами, а правильная запись (корреспонденция счетов или сумма) производится чернилами темного цвета. Внесением этих данных в учетный регистр в месяце, в котором обнаружена ошибка, ликвидируется неправильная запись, и отражаются правильная сума и корреспонденция счетов бухгалтерского сопровождения. Исправление ошибки должно быть обусловлено надписью «Исправлено» и подтверждено подписью лиц, подписавших этот документ, с указанием даты исправления. Порядок исправления ошибок в документах, регистрах, созданных машинным способом, устанавливается указаниями по организации бухгалтерского сопровождения с использованием вычислительной техники. В документах, которыми оформлены кассовые и банковские операции с ценными бумагами, исправления не допускаются.

Классификация счетных записей в учетных регистрах

Униграфические записи предполагают регистрацию факта хозяйственной жизни только по дебету или по кредиту. Ориентировочно в XIIIв. в недрах униграфического учета возникает диграфический учет. Диграфические записи предполагают непреложное отражение каждого факта хозяйственной жизни, как по дебету, так и по кредиту различных счетов. В российском учете униграфические записи используются для отражения хозяйственных фактов на забалансовых счетах. Диграфические записи подразделяются на шесть видов: простые, сложные, сборные, обратные, сторнировочные, смешанные.Простые записи — один счет дебетуется, другой счет кредитуется в одинаковой сумме.Сложные записи — один счет дебетуется, несколько счетов кредитуются или несколько счетов дебетуются, один счет кредитуется. При этом суммарный оборот по дебету равен суммарному обороту по кредиту счетов, описывающих факт хозяйственной жизни.Сборные проводки — несколько счетов дебетуются и несколько счетов кредитуются. К примеру, начислены издержки по заработной плате и относимые на себестоимость издержки по социальному страхованию, пенсионному обеспечению, обязательному медицинскому страхованию и фонду занятости. Обратные применяются для исправления ошибочно выполненных проводок. В этом случае неправильно указанные в корреспонденции счета меняются местами и новые обороты арифметически устраняют старые, ошибочные.Бухгалтеры не практикуют обратные записи, чтобы не создавать искусственные обороты, и заведомо не завышать обороты реальные. Обратные записи широко распространены в американском учете.Сторнировочные записи предполагают не сложение, а вычитание зарегистрированных сумм. На практике вычитаемые показатели заполняются красными чернилами или шариковой ручкой, обводятся прямоугольником или заключаются в круглые скобки.Сторнировочные записи применяются в двух случаях:- аннулирование ошибочных записей (красным сторно повторяется ошибочная запись в первоначальное корреспонденции счетов, далее отражается правильная запись);- уточнение показателей в записях, когда при верно указанной корреспонденции счетов завышена стоимостная оценка.Смешанные записи несколько отличаются от остальных диграфических записей, предусматривающих отражение каждого хозяйственного факта как по дебету, так и по кредиту различных счетов в одинаковой сумме. При смешанной записи один счет дебетуется положительной суммой, другой счет дебетуется отрицательной суммой или, наоборот, один счет кредитуется положительной суммой, другой счет кредитуется отрицательной суммой, т.е. суммы полярной значимости отражаются или в дебете, или кредите двух счетов одновременно.Заметим, что все варианты диграфических записей (кроме сборных и обратных) равноценны и могут применяться бухгалтером по его усмотрению в зависимости от поставленных целей.По признаку систематизации счетные записи подразделяются на хронологические, систематические и синхронистические. Первые регистрируют факты хозяйственной жизни по мере их возникновения, вторые — по их типам или объектам бухгалтерского наблюдения, третьи — сочетают в одном регистре требования первых двух.Синхронистическая запись выполняется в дебет (или кредит) счета, где кроме стоимостного выражения, характеризующего факт хозяйственной жизни, указывается корреспондирующий счет по кредиту (или по дебету). Этот принцип записи применен в интегральной и журнально-ордерной формах счетоводства, например, при построении ведомостей.По числу экземпляров различают одноразовые и многоразовые (копировальные) записи. В учете преобладают одноразовые записи, однако с применением ЭВМ и оргтехники появляются дополнительные возможности использования копировальных записей.По способу заполнения записи подразделяются на заполняемые от руки (ручные), с использованием машин (печатные, механизированным способом), оформленные автоматизировано (посредством ЭВМ).

Роль учетных регистров в бухгалтерском учете

Информация, необходимая для отражения на счетах бухгалтерского учета, содержащаяся в принятых к учету первичных документах, обязательно накапливается и систематизируется. Учетная информация регистрируется или вручную, или с использованием средств автоматизации. С этой целью применяются учетные регистры – таблицы специальной формы, предназначенные для регистрации хозяйственных операций, одно из важнейших средств ведения бухгалтерского учета. Содержание документов в них группируется по однородным признакам в разрезе установленных показателей учета. Запись хозяйственных операций в учетных регистрах используют для повседневного руководства финансово-хозяйственной деятельностью организации и для составления бухгалтерской отчетности.Формы регистров бухгалтерского учета разрабатываются и рекомендуются Министерством финансов РФ, органами, которым законами предоставлено право регулирования бухгалтерского учета, или органами исполнительной власти, а также организациями при соблюдении ими общих методических принципов бухгалтерского учета.Хозяйственные операции отражаются в регистрах бухгалтерского учета в хронологической последовательности. Они группируются по соответствующим счетам бухгалтерского учета. Лица, составившие и подписавшие регистры бухгалтерского учета, несут ответственность за правильность отраженных данных. Содержание регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности является коммерческой тайной. Проверяющие аудиторы и другие лица, получившие бухгалтерскую отчетность или другую документацию, обязаны хранить коммерческую тайну.Регистры бухгалтерского учета могут вестись в специальных разграфленных книгах (журналах), на отдельных листах и карточках, в виде машинограмм, полученных при использовании вычислительной техники, а также на машинных носителях информации (дискеты, магнитные ленты и т. д.). При ведении регистров бухгалтерского учета на машинных носителях информации должна быть предусмотрена возможность их вывода на бумажные носители информации.

Требования, предъявляемые к ведению учетных регистров

Хозяйственные операции должны отражаться в регистрах бухгалтерского учета в хронологической последовательности и группироваться по его соответствующим счетам. Правильность отражения хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета обеспечивают лица, составившие и подписавшие их.Регистры бухгалтерского учета при хранении должны быть защищены от несанкционированных исправлений. Содержание регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности является коммерческой тайной, а в случаях, предусмотренных законодательством, – государственной тайной. Лица, получившие доступ к информации, содержащейся в бухгалтерской отчетности, обязаны хранить коммерческую и государственную тайну. За ее разглашение они несут ответственность, установленную законодательством РФ.Записи должны быть краткими, четкими, ясными, разборчивыми, без подчисток и помарок. Нельзя производить записи над строками и между строк. Способ записи в учетные регистры может быть линейно-позиционный и шахматной формы.Линейно-позиционный способ записей применяется для учета расчетов с покупателями, поставщиками и подрядчиками, с подотчетными лицами и т.д. При этом способе обороты дебетовые и кредитовые отражаются по одной позиции (линии), что дает возможность выявить дебиторскую или кредиторскую задолженности. В случае шахматной формы записи хозяйственной операция записывается одновременно по дебету и кредиту счетов один раз. После регистрации хозяйственных операций в учетных регистрах по окончании месяца по каждой графе отводят итоги. Итоговые записи синтетических и аналитических регистров обязательно сверяют, сопоставляя оборотные ведомости, или другим способом, и заносят в Главную книгу.В настоящее время в бухгалтерском учете применяются многочисленные учетные регистры. С развитием автоматизации учета все большее распространение находят регистры в виде машинограмм. Однако необходимо указать, что при применении машинных носителей предприятие обязано за свой счет изготовлять копии этих регистров на бумажных носителях для других пользователей. С развитием видеотехники в бухучет начинаются внедряться регистры в виде видеограмм. Не исключено, что по мере развития техники мы будем сталкиваться с все новыми формами учетных регистров.Однако независимо от характера регистрации бухгалтерских записей общим правилом остается соблюдение правила равенства итога оборотов по дебету и кредиту, так называемое «правило Мендеса» — золотое правило бухгалтерии.Книги, карточки, журналы-ордера, ведомости, отдельные листы используются для учетной регистрации в различных комбинациях. Такая совокупность учетных регистров, предопределяющих связь синтетического и аналитического учета, методику и технику регистрации хозяйственных операций, технологию и организацию учетного процесса определяет форму бухгалтерского учета.В заключении можно сказать, что в настоящее время практически на всех предприятиях ведётся автоматизированный учёт хозяйственных операций, что приводит к облегчению труда бухгалтеров, уменьшению трудозатрат при разнесении операций по счетам, сокращению человеческого фактора при совершении ошибок в ведении учёта.Автоматизированный учёт ведёт к высвобождению времени для более глубокого анализа хозяйственной деятельности предприятия.

3. Порядок составления оборотно-сальдовой ведомости и шахматной ведомости

Составление шахматной оборотной ведомости

Шахматная оборотная ведомость составляется по утвержденной форме. Ее строки представляют собой дебетовые обороты, а столбцы – кредитовые обороты всех счетов, участвовавших в хозяйственных операциях отчетного периода. Шахматная оборотная ведомость заполняется для определения оборотов по дебету и кредиту счетов с тем, чтобы заполнить оборотно-сальдовую ведомость за отчетный период. Обороты по дебету всех счетов должны быть равны оборотам по кредиту всех счетов за отчетный период, в противном случае допущена ошибка, которую необходимо найти и исправить.

Составление оборотно-сальдовой ведомости

Оборотно-сальдовая ведомость составляется по утвержденной форме. В ней содержатся сведения о сальдо по счетам, используемым организацией, на начало и конец отчетного периода, а также об оборотах за отчетный период. Оборотно-сальдовая ведомость предприятия за год представляет собой сводную таблицу, которая составляется на основе данных с бухгалтерских счетов. В ней указывается номер счета, итоговая сумма по дебету и кредиту в оборотах и сальдо (на начало и конец периода). Это официальный документ, подтверждающий совершение хозяйственных действий. И уже с его помощью подготавливается остальная документация для налоговой инспекции и других государственных структур.

Оборотно-сальдовая ведомость и бухгалтерский баланс – это документы разного порядка, но тесно между собой взаимосвязанные, т.к. на основании данных первого документа составляется и второй. Объединение сведений в таблицу – основное назначение, и виды оборотно-сальдовой ведомости на предприятии могут использоваться разные, в зависимости от их степени удобства и практичности. По сути, информация, внесенная в любую по форме ведомость идентична по содержанию. Основное отличие заключается в порядке записи данных.

Оборотно-сальдовая ведомость может быть:

По синтетическим счетам;

По аналитическим счетам;

Шахматной.

Путаница в расчетах, неправильное проведение операций, наложение штрафов на организацию со стороны контролирующих органов, и, как следствие, убытки, величина которых может быть самой различной, — вот к чему приводит неправильное документальное оформление и составление. Оборотно-сальдовая ведомость организации – это важный документ, ошибка в котором может дорого стоить. Аудиторы ей уделяют особое внимание.

Начальные сальдо переносятся из баланса на начало отчетного периода. Следует учитывать, что ряд статей баланса формируется путем объединения данных по нескольким счетам бухгалтерского учета (например, статья «Основные средства» формируется как разность между дебетовым сальдо счета 01 «Основные средства» и кредитовым сальдо счета 02 «Амортизация основных средств»; статья «Денежные средства» формируется как сумма дебетовых сальдо счетов 50 «Касса», 51 «Расчетные счета», 52 «Валютные счета, 55 «Специальные счета в банках», 57 «Переводы в пути»). Кроме того, некоторые статьи баланса составляются на основании аналитического учета (например, дебетовое сальдо счета 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» участвует в формировании статей баланса «Дебиторская задолженность (платежи по которой ожидаются более чем через 12 месяцев после отчетной даты)» и «Дебиторская задолженность (платежи по которой ожидаются в течение 12 месяцев после отчетной даты)»). Порядок распределения показателей статей баланса на начало отчетного периода между счетами бухгалтерского учета (формирование сальдо по счетам на начало отчетного периода) студент определяет самостоятельно. Дебетовое начальное сальдо должно равняться кредитовому, в противном случае допущена ошибка, которую необходимо найти и исправить.Обороты по счетам бухгалтерского учета за отчетный период переносятся из шахматной оборотной ведомости. Сальдо на конец отчетного периода определяются расчетным путем. Следует помнить, что конечное сальдо активного счета должно быть дебетовым, пассивного – кредитовым, активно-пассивный счет с развернутым сальдо может одновременно иметь сальдо по дебету и по кредиту, а активно-пассивный счет с переменным сальдо не должен иметь сальдо на отчетную дату.Федеральный закон «О бухгалтерском учете» N 402-ФЗ 6 декабря 2011 года Статья 10. Регистры бухгалтерского учета

 1. Данные, содержащиеся в первичных учетных документах, подлежат своевременной регистрации и накоплению в регистрах бухгалтерского учета.

2. Не допускаются пропуски или изъятия при регистрации объектов бухгалтерского учета в регистрах бухгалтерского учета.

3. Бухгалтерский учет ведется посредством двойной записи на счетах бухгалтерского учета, если иное не установлено федеральными стандартами.

4. Обязательными реквизитами регистра бухгалтерского учета являются:

1) наименование регистра;

2) наименование экономического субъекта, составившего регистр;

3) дата начала и окончания ведения регистра и (или) период, за который составлен регистр;

4) хронологическая и (или) систематическая группировка объектов бухгалтерского учета;

5) величина денежного измерения объектов бухгалтерского учета с указанием единицы измерения;

6) наименования должностей лиц, ответственных за ведение регистра;

7) подписи лиц, ответственных за ведение регистра, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

5. Формы регистров бухгалтерского учета утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Формы регистров бухгалтерского учета для организаций государственного сектора устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации.

6. Регистр бухгалтерского учета составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

7. В случае, если законодательством Российской Федерации или договором предусмотрено представление регистра бухгалтерского учета другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе, экономический субъект обязан по требованию другого лица или государственного органа изготавливать за свой счет на бумажном носителе копии регистра бухгалтерского учета, составленного в виде электронного документа.

8. В регистре бухгалтерского учета не допускаются исправления, не санкционированные лицами, ответственными за ведение указанного регистра. Исправление в регистре бухгалтерского учета должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, ответственных за ведение данного регистра, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

9. В случае, если в соответствии с законодательством Российской Федерации изымаются регистры бухгалтерского учета, в том числе в виде электронного документа, копии изъятых регистров, изготовленные в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, включаются в состав документов бухгалтерского учета.

129-ФЗ 402-ФЗ Примечание

Регистры бухгалтерского учёта

Регистры бухгалтерского учёта ведутся в специальных книгах (журналах), на отдельных листах и карточках, в виде машинограмм, полученных при использовании вычислительной техники, а также на магнитных лентах, дисках, дискетах и иных машинных носителях (п. 1 ст. 10 Закона).Содержание регистров бухгалтерского учёта и внутренней бухгалтерской отчётности является коммерческой тайной. Лица, получившие доступ к информации, содержащейся в регистрах бухгалтерского учёта и во внутренней бухгалтерской отчётности, обязаны хранить коммерческую тайну. За ее разглашение они несут ответственность, установленную законодательством РФ (п. 3, 4 ст. 10 Закона)

Регистр бухгалтерского учёта составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью. Формы регистров бухгалтерского учёта утверждает руководитель экономического субъекта. Формы регистров бухгалтерского учёта для организаций государственного сектора устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством РФ (п.п. 5, 6 ст. 10 Закона). В п. 4 ст. 10 Закона приведены требования к обязательным реквизитам регистра бухгалтерского учёта.В отношении бухгалтерской отчётности не может быть установлен режим коммерческой тайны (п. 11 ст. 13 Закона)

Новым Законом введены требования к реквизитам регистров бухгалтерского учёта, предусмотрена возможность составления регистров в виде электронных документов.Регистры бухгалтерского учёта в обязательном порядке теперь должны содержать подписи лиц, ответственных за ведение регистра, с указанием их фамилий и инициалов либо иные реквизиты, необходимые для идентификации этих лиц.В новом Законе нет упоминания о коммерческой тайне в отношении содержания регистров и ответственности за ее разглашение

Список использованной литературы

Федеральный закон «О бухгалтерском учете» N 402-ФЗ 6 декабря 2011 года Статья 10. Регистры бухгалтерского учета

Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ.

Левкович О.А. Бухгалтерский учет: Учеб. пособие. 3-е изд., перераб. и доп./О.А. Левкович, И.Н. Бурцева. – Мн.: Амалфея, 2005. – 800 с.

Кондраков Н.П. Бухгалтерский учет: Учебник. — М.: ИНФРА-М, 2004. — 592 с. — (Серия «Высшее образование»).

Мезиковский Е.А. Теория бухгалтерского учета. Учебник для высших и средних специальных заведений — 2-е издя. — М. — Юрист, 2006г.

В. М. Богаченко, Н. А. Кириллова Бухгалтерский учет — Ростов/Д .: Феникс, 2009. – 464с.

Стражев В.И., Латыпова О.В. Теория бухгалтерского учета: Учебное пособие 2-е издание перераб. и доп. — Мн: «Вышейшая школа», 2005. — 201 с.

Кирьянова З.В. Теория Бухгалтерского учета, — М., «Финансы и Кредит»




Предыдущий:

Следующий: