семінар з методики

Організація контролю за ходом виконання документів?

Контроль за виконанням документів включає:

o постановку документа (доручення) на контроль, формування картотеки контрольованих документів;

o перевірку своєчасного доведення документа до виконавця;

o попередню перевірку і регулювання ходу виконання;

o облік і узагальнення результатів контролю виконання документів (доручень);

o інформування керівника про хід та підсумки виконання документів (доручень);

o повідомлення про хід і підсумки виконання документів на оперативних зборах, засіданнях колегіальних органів;

o зняття документів з контролю;

o формування картотеки виконаних документів.

Контроль за виконанням документів відображається у реєстраційно-контрольних картках, додаткові примірники яких виготовляються при взятті документів на контроль. Одночасно на лівому полі першої сторінки документа, що підлягає контролю, проставляється штамп «Контроль» або літера «К», після чого документ передається виконавцю, а додатковий примірник реєстраційної картки вміщується у контрольну картотеку.

Картки контрольованих документів групуються в спеціальній контрольній картотеці або у відповідному розділі довідкової картотеки за строками виконання документів, виконавцями, групами документів (накази, рішення тощо).

Дані про хід виконання документів, отримані шляхом телефонного запиту або під час перевірки структурного підрозділу-виконавця, вносяться до графи «Контрольні відмітки» контрольної картки. При цьому попередні записи не закреслюються.

В установі з обсягом документообігу понад 25 000 документів на рік періодично складаються і надсилаються в структурні підрозділи-виконавці вони документів, не виконаних у встановлений строк. Після заповнення відповідних граф переліки повертаються до контрольної служби.

В установі зі значним документообігом контроль за виконанням документів може провадитися за допомогою комп’ ютерної і електронно-обчислювальної техніки. Підсумком автоматизованого пошуку є виведення шуканої інформації або повідомлення про її відсутність. Автоматизованому контролю виконання підлягають документи терміном виконання не менше п’ яти днів.

Нагадування виконавцям про терміни виконання відомості про перенесення строків його завершення тощо виводяться на друкарський пристрій (принтер).

Документ вважається виконаним лише тоді, якщо поставлені в ньому питання вирішені і кореспондент отримав повну відповідь.

Після виконання документи знімаються з контролю. Це може зробити тільки та відповідальна особа, яка поставила його на контроль. При цьому на документі і картці робиться позначка про зняття з контролю. Дані про виконання документа і зняття з контролю вносяться у контрольну картку

При автоматизованій формі контролю після виконання документу виготовляється машинограма, яка використовується у довідковому дублюючому масиві (директорії, файлі), що передається на зберігання у відомчий архів одночасно з документами.

Дані про наслідки виконання взятих на контроль документів періодично узагальнюються і доповідаються керівництву установи, на оперативних нарадах, засіданнях колегіальних органів з пропозиціями щодо поліпшення роботи. Відомості про виконання документів, що підлягають індивідуальному контролю, подаються за встановленою формою.

Робота з листами пропозиціями заявами і скаргами громадян?

Листи, заяви, пропозиції та скарги громадян надходять в різні установи: органи влади, міністерства та відомства, редакції газет і журналів, на радіо і телебачення. Люди сигналізують про порушення законів і недоліки в роботі установ, беруть безпосередню участь у зміцненні законності та правопорядку, висловлюють свою точку зору на важливі життєві питання.

Пропозиції, скарги і заяви громадян надходять в установи як в усному, так і письмовому вигляді. Письмові заяви можуть пересилатися поштою, телеграфом, вручатися особисто або через експедиції чи спеціальні бюро скарг, створені у великих установах. Усні висловлюються на особистому прийомі чи передаються по телефону.

Всі скарги мають однакову силу, якщо законом не встановлено інше, і підлягають ретельній перевірці. Принцип їх реєстрації подібний до принципу роботи зі службовими документами. Реєстрації підлягають всі пропозиції, скарги і заяви, що надійшли, але особливістю індексації тут є те, що до індексу додається перша літера прізвища автора документа (наприклад, скаргу гр. Лисенко під № 83 записують так: Л-83).

Картотека заяв, пропозицій і скарг ведеться окремо від картотеки інших видів документів. Картки розміщуються за прізвищами заявників в алфавітному порядку. У разі необхідності алфавітну картотеку можна поділити за адміністративно-територіальною ознакою, а всередині — за прізвищами (згідно з алфавітом).

Під час реєстрації первинного надходження заяви, скарги тощо картка заповнюється повністю, за винятком деяких колонок. У колонці «Кореспондент» зазначають прізвище, ім’я, по батькові, місце роботи чи домашню адресу громадян. У разі повторного надходження заява реєструється в тій самій картці в спеціально передбачених для цього графах.

У деяких випадках ведуться журнали реєстрації пропозицій, заяв і скарг. Заповнення граф журналу здійснюється аналогічно заповненню граф єдиної реєстраційної картки.

Інколи надходять повторні листи з одного й того ж питання. Доводиться передивлятися журнал, щоб встановити, чи не повторна заява. Бувають випадки пропусків, і тоді заява знову реєструється і направляється розгляд іншим виконавцям.

Про надходження та результати розгляду і пропозицій, заяв і скарг громадян в установах І і ІІ категорій щомісяця складається окрема відомість, ІІІ і IV категорій — заповнюється спеціальна графа в єдиній щомісячній довідці про виконання документів. Ці дані використовуються для узагальнення та аналізу. Після реєстрації всі пропозиції, заяви, скарги передаються керівнику установи, який призначає виконавця.

Розгляд пропозицій, заяв і скарг громадян. При розгляді пропозицій, заяв та скарг велике значення мають терміни виконання. Вони не повинні перевищувати один місяць. При цьому заяви і скарги, що не потребують додаткового вивчення і перевірки, розглядаються невідкладно, в усякому разі не пізніше 15 днів від дня надходження. Керівник установи може продовжити цей термін, але не більше ніж на один місяць, повідомивши про це заявника у п’ятиденний строк. Термін розглядання питань, що містяться у пропозиціях, заявах тощо, починається з моменту їх надходження.

Заяви чи скарги, що надійшли в установу, яка не вирішує даних питань, не пізніше ніж у п’ятиденний строк пересилаються до відповідного закладу, з повідомленням заявника. На особистому прийомі у такому випадку громадянам дається роз’ яснення, куди їм потрібно звернутися.

Всі скарги, заяви, пропозиції слід розглядати вчасно. Категорично забороняється направляти скарги громадян для розгляду посадовим особам, дії яких оскаржуються.

Посадові особи, вирішуючи питання, зазначені у пропозиціях, заявах та скаргах, зобов’язані уважно вивчити їх зміст, прийняти обґрунтовані рішення, забезпечити їх оперативне і правильне виконання, повідомити громадян про прийняті рішення, вчасно виявити та усунути причини, які призвели до порушення прав громадян.

Посадова інструкція документознавця?

1. Загальні положення

1.1. Посада «Документознавець» відноситься до категорії «Професіонали».

1.2. Кваліфікаційні вимоги — провідний документознавець: повна вища освіта відповідного напряму підготовки (магістр, спеціаліст). Стаж роботи за професією документознавця I категорії — не менше 2 років. Документознавець I категорії: повна вища освіта відповідного напряму підготовки (магістр, спеціаліст); для магістра — без вимог до стажу роботи, спеціаліста — стаж роботи за професією документознавця II категорії — не менше 2 років. Документознавець II категорії: повна вища освіта відповідного напряму підготовки (спеціаліст). Стаж роботи за професією документознавця — не менше 1 року. Документознавець: повна вища освіта відповідного напряму підготовки (спеціаліст) без вимог до стажу роботи.

1.3. Знає та застосовує у діяльності:

— постанови, розпорядження, накази, методичні та інші керівні матеріали, нормативні документи з документаційного забезпечення управління;

— порядок планування, проектування і технологію роботи на базі організаційної та обчислювальної техніки служб документаційного забезпечення управління;

— методи розроблення їх оптимальних структур;

— методи дослідження, аналізу, проектування і розвитку документаційних систем, стандарти на уніфіковані системи документації;

— порядок оформлення, класифікації, збереження, експертизи цінності документів;

— організацію архівної справи;

— нормативні і методичні документи з проектування та експлуатації автоматизованих інформаційних систем управління;

— основи програмування, методи проектування і актуалізації баз і банків даних;

— основи управління, ергономіки, соціальної психології, соціології, трудового законодавства;

— документоутворення;

— організацію державних установ і громадських організацій, економічні і правові аспекти їх діяльності;

— вітчизняний і світовий досвід у сфері документаційного забезпечення управління.

1.4. Документознавець призначається на посаду та звільняється з посади наказом по організації (підприємству/організації).

1.7. Документознавець під час відсутності, заміщається особою, призначеною в установленому порядку, яка набуває відповідних прав і несе відповідальність за належне виконання покладених на нього обов’язків.

2. Характеристика робіт, завдання та посадові обов’язки

2.1. Розроблює та впроваджує технологічні процеси роботи з документами і документною інформацією на підставі використання організаційної та обчислювальної техніки: з обліку, контролю виконання, оперативного збереження, довідкової роботи.

2.2. Бере участь у плануванні, організації і вдосконаленні діяльності служби документаційного забезпечення управління.

2.3. Здійснює контроль за станом діловодства у структурних підрозділах.

2.4. Готує пропозиції із забезпечення ергономічних умов праці, раціоналізації робочих місць працівників служби документаційного забезпечення управління.

2.5. Розроблює уніфіковані системи документації і табелі документів різного призначення і рівня управління, класифікатори документної інформації.

2.6. Організовує впровадження, ведення (у тому числі автоматизоване) і розвиток системи документації, яка включає також документи на машинних носіях і класифікатори документної інформації.

2.7. Вживає заходів щодо впорядкування складу документів та інформаційних показників, скорочення їх кількості та оптимізації документопотоків.

2.8. Бере участь у відбиранні документів, які передаються на державне зберігання, організації поточного збереження й експертизі наукової та практичної цінності документів.

2.9. Бере участь у постановці задач, проектуванні, експлуатації та вдосконаленні (у частині інформаційного забезпечення) автоматизованих інформаційних систем і систем управління, а також нових інформаційних технологій (у тому числі безпаперових), які базуються на застосуванні обчислювальної і мікропроцесорної техніки, проектуванні й актуалізації баз банків даних.

2.10. Вивчає та узагальнює передовий вітчизняний і світовий досвід у сфері документаційного забезпечення управління, розробляє нормативно-методичні матеріали з документаційного забезпечення.

2.11. Бере участь у роботі з підбору, розстановки і підвищення кваліфікації кадрів служби документаційного забезпечення управління.

2.12. Знає, розуміє і застосовує діючі нормативні документи, що стосуються його діяльності.

2.13. Знає і виконує вимоги нормативних актів про охорону праці та навколишнього середовища, дотримується норм, методів і прийомів безпечного виконання робіт.

3. Права

3.1. Документознавець має право вживати дії для запобігання та усунення випадків будь-яких порушень або невідповідностей.

3.2. Документознавець має право отримувати всі передбачені законодавством соціальні гарантії.

3.3. Документознавець має право вимагати сприяння у виконанні своїх посадових обов’язків і здійсненні прав.

3.4. Документознавець має право вимагати створення організаційно-технічних умов, необхідних для виконання посадових обов’язків та надання необхідного обладнання та інвентарю.

3.5. Документознавець має право знайомитися з проектами документів, що стосуються його діяльності.

3.6. Документознавець має право запитувати і отримувати документи, матеріали та інформацію, необхідні для виконання своїх посадових обов’язків і розпоряджень керівництва.

3.7. Документознавець має право підвищувати свою професійну кваліфікацію.

3.8. Документознавець має право повідомляти про виявлені в процесі своєї діяльності порушення і невідповідності і вносити пропозиції щодо їх усунення.

3.9. Документознавець має право ознайомлюватися з документами, що визначають права та обов’язки за займаною посадою, критерії оцінки якості виконання посадових обов’язків.

4. Відповідальність

4.1. Документознавець несе відповідальність за невиконання або несвоєчасне виконання покладених цією посадовою інструкцією обов`язків та (або) невикористання наданих прав.

4.2. Документознавець несе відповідальність за недотримання правил внутрішнього трудового розпорядку, охорони праці, техніки безпеки, виробничої санітарії та протипожежного захисту.

4.3. Документознавець несе відповідальність за розголошення інформації про організацію (підприємство/установу), що відноситься до комерційної таємниці.

4.4. Документознавець несе відповідальність за невиконання або неналежне виконання вимог внутрішніх нормативних документів організації (підприємства/установи) та законних розпоряджень керівництва.

4.5. Документознавець несе відповідальність за правопорушення, скоєні в процесі своєї діяльності, в межах, встановлених чинним адміністративним, кримінальним та цивільним законодавством.

4.6. Документознавець несе відповідальність за завдання матеріального збитку організації (підприємству/установі) в межах, встановлених чинним адміністративним, кримінальним та цивільним законодавством.

4.7. Документознавець несе відповідальність за неправомірне використання наданих службових повноважень, а також використання їх в особистих цілях.

4.Посадова інструкція діловода?

I. Загальні положення

Діловод належить до професійної групи «Технічні службовці».

Призначення на посаду діловода та звільнення з неї здійснюється наказом директора підприємства за поданням із дотриманням вимог Кодексу законів про працю України.

II. Завдання та обов’язки

Діловод:

Приймає, реєструє кореспонденцію і направляє її у структурні підрозділи.

Відповідно до резолюцій керівників підприємства передає документи на виконання, оформляє реєстраційні картки.

Веде картотеку обліку проходження документальних матеріалів, здійснює контроль за їх виконанням, видає необхідні довідки щодо зареєстрованих документів.

Відправляє відповідну документацію адресатам.

Веде облік отриманої і відправленої кореспонденції, систематизує й зберігає документи поточного архіву.

Готує й здає до архіву підприємства документальні матеріали, закінчені діловодством, і реєстраційну картотеку.

Забезпечує зберігання службової документації.

Виконує окремі службові доручення свого безпосереднього керівника.

III. Права

Діловод має право:

Ознайомлюватися з проектами рішень керівництва підприємства, що стосуються його діяльності.

Вносити на розгляд керівництва підприємства пропозиції по вдосконаленню роботи, пов’язаної з обов’язками, що передбачені цією інструкцією.

В межах своєї компетенції повідомляти безпосередньому керівнику про всі виявлені недоліки в діяльності підприємства та вносити пропозиції щодо їх усунення.

Вимагати та отримувати особисто або за дорученням безпосереднього керівника у керівників структурних підрозділів та фахівців інформацію та документи, необхідні для виконання його посадових обов’язків.

Вимагати від керівництва підприємства сприяння у виконанні своїх посадових обов’язків.

IV. Відповідальність

Діловод несе відповідальність:

За неналежне виконання або невиконання своїх посадових обов’язків, що передбачені цією інструкцією, — в межах, визначених чинним законодавством України про працю.

За правопорушення, скоєні в процесі здійснення своєї діяльності, — в межах, визначених чинним адміністративним, кримінальним та цивільним законодавством України.

За завдання матеріальної шкоди — в межах, визначених чинним цивільним законодавством та законодавством про працю України.

V. Повинен знати

Діловод повинен знати:

Положення й інструкції щодо ведення діловодства на підприємстві.

Основні положення державної системи діловодства.

Стандарти системи організаційно-розпорядчої документації

Структуру підприємства і його підрозділів.

Порядок контролю за проходженням службових документів.

VI. Кваліфікаційні вимоги

Професійно-технічна освіта або повна загальна середня освіта й підготовка безпосередньо на виробництві. Без вимог до стажу роботи.

Посадова інструкція секретарів?

I. Загальні положення

Призначається на посаду наказом директора підприємства.

Підзвітний директору підприємства.

Мета діяльності: створення для директора підприємства умов, що забезпечують максимальну ефективність його праці.

II. Завдання та обов’язки

Секретар директора підприємства:

Приймає кореспонденцію, яка надходить на розгляд директору підприємства, передає її згідно з прийнятим рішенням до структурних підрозділів або конкретним виконавцям для використання в процесі роботи або підготовки відповідей.

Веде діловодство, виконує різні операції із застосуванням комп’ютерної техніки, призначеної для збирання, оброблення і подання інформації для підготовки і прийняття рішень.

Приймає документи і особисті заяви на підпис директора підприємства.

Готує документи і матеріали, необхідні для роботи директорові підприємства.

Організовує проведення телефонних переговорів директора підприємства, записує за його відсутності одержану інформацію і доводить до його відома її зміст, передає і приймає інформацію за допомогою приймально-переговорних пристроїв (телефакс, телекс, і т. ін.), а також телефонограми, своєчасно доводить до відома директора підприємства інформацію, одержану каналами зв’язку.

Стежить за своєчасним розглядом і поданням структурними підрозділами та конкретними виконавцями документів, що надходять для виконання, перевіряє правильність оформлення підготовлених проектів документів, що передаються керівнику на підпис, забезпечує їх якісне редагування.

За дорученням директора підприємства складає листи, запити, інші документи, готує відповіді авторам листів.

Виконує роботу з підготовки засідань і нарад, які проводить директор підприємства (збирає необхідні матеріали, повідомляє учасників про час і місце проведення, порядок денний, проводить реєстрацію), веде і оформляє протоколи засідань і нарад.

Здійснює контроль за виконанням працівниками підприємства виданих наказів та розпоряджень, а також за додержанням термінів виконання вказівок і доручень директора підприємства, що взяті на контроль. Веде контрольно-реєстраційну картотеку.

Забезпечує робоче місце директора підприємства необхідними засобами організаційної техніки, канцелярським приладдям.

Друкує за вказівкою директора підприємства службові матеріали, необхідні для його роботи або вводить поточну інформацію до банку даних.

Організовує прийом відвідувачів, сприяє оперативності розгляду прохань і пропозицій працівників..

Формує справи відповідно до затвердженої номенклатури, забезпечує їх зберігання і в установлені терміни здає до архіву.

Копіює документи на персональному ксероксі.

III. Права

Секретар директора підприємства має право:

Визначати пріоритети у взаємовідносинах директора підприємства з контактуючими організаціями та відвідувачами.

Складати прості листи та короткі розпорядчі документи на підставі усних вказівок директора підприємства.

У разі необхідності залучати працівників підприємства до підготовки документів, потрібних директору підприємства.

Не приймати на підпис директора підприємства службові документи, що підготовлені з порушенням чинних стандартів.

У рамках своєї компетенції та повноважень відповідати на телефонні дзвінки, адресовані директору підприємства, з метою ефективного використання його робочого часу.

IV. Відповідальність

Секретар директора підприємства несе відповідальність:

За якісне та своєчасне виконання розпоряджень директора підприємства.

За дотримання «Правил внутрішнього розпорядку» та «Положення про комерційну таємницю підприємства».

V. Секретар директора підприємства повинен знати:

Постанови, розпорядження, накази; положення, інструкції та інші керівні матеріали і нормативні документи, що стосуються діяльності підприємства і ведення діловодства.

Структуру і керівний склад підприємства і його підрозділів.

Організацію діловодства; методи оброблення і оформлення документів; архівну справу; машинопис.

Правила користування приймально-переговорними пристроями, технічними засобами оброблення документів, усної та писемної документної інформації, комп’ютерами і друкарськими машинами.

Стандарти системи організаційно-розпорядчої документації; правила друкування ділових листів з використанням типових форм.

Основи етики і естетики; правила ділового спілкування.

Основи організації праці і управління.

Правила експлуатації обчислювальної техніки.

Основи адміністративного права і законодавства про працю.

_________________________________________________________________.

_________________________________________________________________.

VI. Кваліфікаційні вимоги

Повна загальна середня освіта та професійно-технічна освіта або повна загальна середня освіта та професійна підготовка на виробництві. Без вимог до стажу роботи.

_________________________________________________________________.

VII. Взаємовідносини (зв’язки) за посадою

Безпосередньо контактує з директором підприємства, а також з іншими працівниками підприємства та інших організацій, коли такі працівники звертаються до директора підприємства у службових та особистих справах, а також звертається до них у разі необхідності одержати для директора підприємства окремі документи, довідки або іншу інформацію.




Предыдущий:

Следующий: